スージーのeBay何でも相談室 「国際郵便が届かない際の調査請求とは~その1」

こんにちは。「eBay何でも相談室」のスージーです。

eBayでは、メディア関連商品を中心に販売しております。また、18年のネット販売歴を活かし、様々なネット販売のスクールにおいて、スクール生様のサポートを行なっております。

メグ「こんにちは!先日、eBayで購入して頂いたギリシャのバイヤーさまから”商品が届かない!!”と問い合わせを頂いてしまい。。。先日教えて頂いた日本郵便の他、「17TRACK」「Global Track & Trace」「相手国(ギリシャ)の郵便局サイト全部のトラッキングナンバーの追跡サービスで調べたんですけど、検索されないんです。。。

スージー「トラッキングナンバーそのものが出てこないの?」

メグ「いや、引受をして、日本から発送された、で止まっているんです。。。」

スージー「なるほど。この場合は、日本郵便に”調査請求”をするしかないね。」

メグ「”調査請求”って何ですか?」

スージー「トラッキングナンバーによる追跡情報ではなく、公式に荷物の所在について調査するよう依頼することなんだ。今日は、調査請求の仕方について、説明をしていくね。」

 

調査請求とは?

国際郵便においての海外の郵便事情は、日本国内の郵便と比較し、良くないところが非常に多いです。よって、国際郵便のトラブルで最も多いのが、荷物の遅延、不着です。今回のように、日本から発送された後の相手国での情報が全く更新されない、または、相手国の税関などで荷物が何日も止まっていることがあります。

海外に発送した「書留」「保険付郵便物」「国際小包」「国際特定記録」は、発送した日から6か月(南アフリカあて小包は1年)以内の荷物は調査が可能です。その調査請求は、郵便物を発送した郵便局に「調査請求書」を提出して行うことができます。

もちろんですが、トラッキングナンバー/追跡番号がない郵便物は一切調査してくれません。

 

調査請求書の作成方法

 

上記が調査請求書と書き方のサンプルです。日本郵便のウェブサイトからダウンロードする事ができます。

https://www.post.japanpost.jp/int/download/chousa.html

Excelの書式となりますので、eBayでの該当のSales recordなどから、バイヤーの名前、住所、電話番号をコピー&ペーストで入力し、トラッキングナンバー、荷物の種類(eパケット、書留SAL便など)、重量、送料の金額、内容品等は、送り状の控えを見ながら入力していきます。

調査請求書は、表、裏の両面ですが、依頼主側で入力が必要なのは表のみです。


入力が完了したら、表・裏の両面にてプリントアウトをします。両面印刷の機能がないプリンターでは、片側をプリントアウトした用紙を反対にして、再度、プリンターのトレイに入れ、もう片側を印刷します。

調査請求書の提出方法

調査請求には「調査請求書」「送り状の控え」「運転免許証、健康保険証などの本人確認ができるもの」が必要になります。
これらを、原則「その荷物を発送した郵便局」へ提出をしますが、厳密に言うと、「集荷を行なっている郵便局」であれば、調査請求を依頼することは可能です。
例えば、普段は東京に住んでいるのですが、たまたま出張先の大阪から海外へ発送する荷物を発送したとします。この荷物の行方が分からなくなり、調査請求が必要な場合は、本来、大阪の郵便局、という事になります。本当にこれでは困ってしまいます。よって、集荷を行なっている大型の郵便局であれば、調査請求を受け付けてくれます。万が一の際に覚えておくと便利です。

なお、調査請求書の「控え」は言わないとくれません。よって、調査請求を受け付けてもらった際に「控えを下さい」と必ず局員へ依頼します。この際、受付郵便局の局印と受付印が入ったものの控えを要求して下さい。もらわないと、いつどのように調査請求を行なったかが全く分からなくなってしまいます。

調査請求についてのバイヤーへの連絡方法

調査請求の手続きが完了したら、バイヤーへ出来るだけ早くその旨の連絡をします。
その際、調査請求書の控え、送り状の控えの写真を必ず添付します。

(文例)

Hello,

We’ve submitted document of inquiry to Japan post office.
Please check attached photos,
One is document of inquiry,other is receipt.

Please wait a while.
Maybe we think towards the arrival of the package from the early inquiry results on our experience.
Inquiry is very slow. Of course, We’ll check Track and Trace service everyday.

It will take 2~3 weeks normally to arrive in the case of Registered SAL.
But Sometimes Delay of delivery cause post office confusion or customs confusion.

Thank you for your understand,
and Very Sorry for your inconvenience.

(訳)
こんにちは。

日本郵便への調査請求を完了しました。
調査請求書、送り状の控えの写真をご確認下さい。

しばらくお待ち下さい。
調査請求の結果は非常に遅いため、
経験上、恐らく荷物の到着のほうが早いかと思います。
もちろん、毎日追跡情報は確認していきます。

書留SALは通常2~3週間で到着しますが、
郵便局や税関の混雑で遅れる場合があります。

ご理解に感謝するとともに、
ご不便をおかけしておりますこと、お詫び申し上げます。
気をつけたいのは、調査請求を出して、バイヤーに連絡したら、郵便局からの連絡待ちだけではありません。メールの文面通り、毎日、トラッキングナンバーは確認し、何か更新情報があれば、すぐにバイヤーへ連絡をします。商品が無事にバイヤーに届くまでがセラーの役目ですので、マメな対応が必要となります。

今日のまとめ

バイヤーから「商品が届かない」との連絡を受け、トラッキングナンバーを調べても、追跡情報が確認できない場合は、日本郵便へ調査請求を行います。
調査請求には時間を要するため、日々、トラッキングナンバーの更新についてを確認し、きめ細やかなバイヤーへの対応が必要です。
「お金を支払ったのに商品を受け取れていない」自身がこのような状況だったら、どんな気分でしょうか。心配ですよね。是非、バイヤーの立場にたった対応を行いましょう。

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